.RESOLUCIÓN NÚMERO 1995 DE 1999
Se establecen estas normas para el manejo de la Historia Clínica
DEFINICIONES Y DISPOSICIONES GENERALES

DEFINICIONES
a) La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registra cronológicamente las condiciones de salud del paciente.
b) El estado de salud del paciente se anota o se registra en los datos e informes acerca de la condición social, cultural, económica, etc.
c) El equipo de salud son los que integran el grupo médico como los profesionales, técnicos y auxiliares que desarrollan la atención clínico asistencial directa del usuario.
d) La historia clínica para efectos archivísticos es un expediente conformado por un conjunto de documentos en los que se efectúa el registro obligatorio del estado de salud del paciente.
e) Archivo de gestión es donde se depositan las historias clínicas de los usuarios activos y de los que no han utilizado el servicio durante los cinco años siguientes a la última atención.
f) Archivo central es donde reposa n las historias clínicas de los usuarios que no volvieron a utilizar el servicio de atención de salud del prestador, transcurridos 5 años desde la ultima atención.
g) Archivo histórico es donde se transfieren las historias clínicas que por su valor histórico o cultural deben ser conservadas permanentemente.
AMBITO DE APLICACIÓN: La resolución será de obligatorio cumplimiento para todos los prestadores de servicios de salud y demás personas naturales o jurídicas que se vinculen con la atención en salud.
CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA CLÍNICA
INTEGRALIDAD: La historia clínica debe reunir la información técnica y administrativa relativa a la atención en salud en las fases de fomento, promoción de la salud, prevención especifica, diagnostico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad.
SECUENCIALIDAD: Los registros de los servicios en salud deben consignarse en la secuencia cronológica en que ocurrió la atención.
RACIONALIDAD CIENTÍFICA: Es la aplicación de opiniones científicas en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un usuario, de manera que se debe realizar de forma lógica.
DISPONIBILIDAD: Es la facultad de manejar la historia clínica en el momento que se necesite, con las limitaciones que impone la ley.
OPORTUNIDAD: Es la solicitud de los registros de atención de la historia clínica después de que ocurre la prestación del servicio.
OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO
Los profesionales, técnicos, auxiliares en el área de la salud que intervienen directamente a un usuario tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos y decisiones y resultados de las acciones en salud.

DILIGENCIAMIENTO
GENERALIDADES: La historia clínica debe aplicarse de manera clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas.las anotaciones deben llevar la fecha, hora en que se realiza, el nombre completo y firma.
APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA: Todo prestador de servicios de salud atiende por primera vez a un usuario debe realizar el proceso de apertura de historia clínica.
NUMERACIÓN CONSECUTIVA DE LA HISTORIA CLÍNICA: Los folios que componen la historia clínica deben numerarse en forma consecutiva por tipos de registro, por el responsable del diligenciamiento.
COMPONENTES: Los componentes de la historia clínica, la identificación del usuario, los registros específicos y los anexos.
IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO: Datos personales de identificación del usuario completos, nombre del acompañante, parentesco de la persona responsable del usuario.
REGISTROS ESPECÍFICOS: Es el documento en el que se consignan los datos e informes de un tipo determinado de atención. 
ANEXOS: Son documentos que sirven como sustento legal, técnico, científico y/o administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atención.
ORGANIZACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO: Deben tener un archivo único de historias clínicas en las etapas de archivo de gestión, central e histórico.
CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA: La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de la salud que el género en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo.
ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA
• El usuario.
• El equipo de salud.
• Las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la ley.
• Las demás personas determinadas en la ley.
RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN: La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención. 
SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS: Se debe archivar la historia clínica en un área restringida, con acceso limitado al personal de salud autorizado
CONDICIONES FICISCAS DE CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA: Los archivos de historias clínicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales, etc. 
DE LOS MEDIOS TÉCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA: Los prestadores de servicios de salud pueden utilizar medios físicos o técnicos como computadores etc. 
COMOTÉ DE HISTORIAS CLÍNICAS
DEFINICIÓN: Es el conjunto de personas que al interior de una institución prestadora de servicios de salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clínica.
FUNCIONES DEL COMITÉ DE HISTORIA CLÍNICAS
A) Promover en la institución la adopción de las normas nacionales y velar para que se cumplan. 
B) Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los registros clínicos del prestador.
SANCIONES: Los prestadores de servicios de salud que incumplan lo establecido en la presente resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
VIGENCIA: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y anula las posiciones que le sean contrarias.

RESOLUCIÓN NÚMERO    1043    DE 2006

   Del 3 de abril de 2006

Por la cual se  establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores de Servicios de salud

EL MINISTRO DE LA PROTECCION SOCIAL

En ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas en el numeral 3 del

Artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 2º del Decreto 205 de 2003, artículo 56 de la Ley

715 de 2001 y los Títulos III  y IV del Decreto 1011 de 2006

ARTÍCULO 1º.- CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PRESTADORES DE

SERVICIOS DE SALUD PARA HABILITAR SUS SERVICIOS deberán cumplir, para su entrada y permanencia en el Sistema Único de

Habilitación, con lo siguiente:

De capacidad tecnológica y científica:

Son los estándares básicos de estructura y de procesos que deben cumplir los prestadores

De servicios de salud por cada uno de los servicios que prestan y que se consideran

suficientes y necesarios para reducir los principales riesgos que amenazan la vida o la salud

de los usuarios

Suficiencia Patrimonial y Financiera:

Es el cumplimiento de las condiciones que posibilitan la estabilidad financiera de las

Instituciones prestadoras de servicios de saluden el mediano plazo, su competitividad dentro 

Del área de influencia, liquidez y cumplimiento de sus obligaciones en el corto plazo. Estas Son:

1. . Que el patrimonio total se encuentre por encima del cincuenta por ciento (50%) del

capital social, capital fiscal o aportes sociales, según corresponda de acuerdo a la

naturaleza jurídica de la institución prestadora de servicios de salud

2. Que en caso de incumplimiento de obligaciones mercantiles de más de 360 días, su valor

acumulado no supere el 50% del pasivo corriente. Entiéndase por obligaciones

mercantiles: aquellas acreencias incumplidas a favor de terceros, originadas como

resultado de aquellos hechos económicos propios del objeto de la institución

3. Que en caso de incumplimiento de obligaciones laborales de más de 360 días, su valor

acumulado no supere el 50% del pasivo corriente

4. Que para la inscripción en el registro de prestadores de servicios de salud, se tomarán

como base los estados financieros de la vigencia fiscal del año inmediatamente anterior

al registro. Sin embargo, se podrán tomar como base estados financieros de períodos

menores al año, cuando se realicen operaciones financieras dirigidas al cumplimiento de

condiciones de suficiencia patrimonial y financiera.

La institución  que preste servicios de salud, que no cuente con  personería jurídica y

dependa directamente de una entidad territorial o sea de propiedad de una entidad

promotora de salud, administradora del régimen subsidiado, entidad adaptada, caja de

compensación familiar

 De capacidad técnico-administrativa:

Son condiciones de capacidad técnico administrativa para una Institución Prestadora de Servicios de Salud, las siguientes:

1. El cumplimiento de los requisitos legales exigidos por las normas vigentes con respecto a    

su existencia y representación legal, de acuerdo con su naturaleza jurídica. 

2. El cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros que permitan demostrar

que la Institución Prestadora de Servicios de Salud, cuenta con un sistema contable para

generar estados financieros según las normas contables vigentes.

ARTÍCULO 2º .- ESTÁNDARES DE LAS CONDICIONES TECNOLÓGICAS Y

CIENTÍFICAS PARA LA HABILITACIÓN DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD

La capacidad tecnológica y científica está orientada por los siguientes principios:

a. Fiabilidad: La aplicación y verificación de cada estándar es explícita, clara y permite una  evaluación objetiva y homogénea.

  b. Esencialidad: Las condiciones de capacidad tecnológica y científica, son indispensables, suficientes y necesarias para reducir los principales riesgos  que amenazan la vida o la salud de los usuarios

c. Sencillez: La formulación de los estándares de las condiciones de capacidad tecnológica y científica, así como los procesos para su verificación,  son fáciles de entender

ARTÍCULO 3º  HABILITACIÓN DE IPS CON CONVENIO DOCENTE ASISTENCIALES

Las instituciones prestadoras de servicios de salud – IPS -  que suscriban convenios docente asistenciales, para habilitarse deberán cumplir lo definido en el Acuerdo 0003 de 2003 del Consejo Nacional

ARTÍCULO 4º ESTANDARES DE HABILITACIÓN

Se adoptan como estándares de habilitación el “Manual Único de Estándares y Verificación” que se anexan a la presente resolución como Anexo Técnico No.1 y como guía de procedimientos de habilitación el Manual Único de Procedimientos de Habilitación que se  anexa a la presente Resolución como Anexo Técnico No.2º

ARTÍCULO 5º. -FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN EN EL  REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD.

para efectos de su inscripción. A través de dicho formulario, se declarará el cumplimiento de las condiciones de habilitación y del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad en la atención exigidos en anexo técnico No. 2 que hacen parte integral de la presente Resolución.

Un mismo servicio no puede tener doble habilitación y solo podrá ser habilitado por el prestador responsable del mismo

ARTÍCULO 6º.- ADOPCIÓN DE DISTINTIVOS PARA SERVICIOS HABILITADOS: 

Con el propósito de fortalecer el control ciudadano para verificar que las atenciones en salud se presten exclusivamente en servicios inscritos en el Registro Especial de Prestadores de

Servicio

ARTÍCULO 7º.- REPORTE DE NOVEDADES.

Se consideran novedades del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud a que hace referencia el artículo 5 de la presente Resolución, las siguientes

a) Apertura de servicios.

b) Apertura de  nueva sede.

c) Cambio  de domicilio.

d) Cambio de representante legal.

e) Cambio de razón social.

f) Cierre de servicios temporal o definitivo.

g) Cierre de una sede.

h) Cierre o apertura de camas.

i) Cierre o apertura de salas.

j) Disolución o Liquidación de la entidad o estar adelantando alguno de estos procesos

ARTÍCULO 8º.- VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PARA LA HABILITACIÓN.

Con el fin de verificar las condiciones de habilitación de los prestadores de servicios de salud, las entidades departamentales y distritales de salud, aplicarán el Manual Único de Estándares y Verificación Anexo Técnico  No. 1

  ARTÍCULO 9°.- PLAN DE VISITAS

Las entidades departamentales y distritales de salud deberán realizar e informar al Ministerio la programación anual de visitas de verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación y del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad en la atención

ARTÍCULO 10º.- INSCRIPCIÓN. Los Prestadores de Servicios de Salud que a la entrada en vigencia el Decreto 1011 de 2006 cuenten con el certificado de habilitación expedido por la entidad territorial correspondiente, previo proceso de verificación, no necesitarán realizar una nueva inscripción y su certificación continuará vigente hasta tanto la entidad territorial realice una nueva visita de verificación conforme a los  estándares establecidos en la presente Resolución.las condiciones de habilitación en los términos de la normatividad vigente para la época y se adoptará el procedimiento indicado en el inciso anterior. Los prestadores que no obtengan la certificación, deberán inscribirse nuevamente para su verificación, de acuerdo al Decreto 1011 de 2006.

ARTÍCULO 11º.- VIGENCIA Y DEROGATORIA

. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 9279 de 1993, 1439 de 2002, 486 y

1891 de 2003, 2182 de 2004 y 4750 de 2005 y  las demás disposiciones que le sean contrarias.