INFORME DE HECTOR FABIO JIMENEZ MORALES .

LEY 594 DE 2000

 La ley 594 del 2000 según el artículo 1 de la misma es la encargada de establecer las reglas y principios generales que acomodan la función archivista del estado.

El artículo 2: es el responsable de comprender los diversos niveles de las administraciones públicas, privadas y otros organismos regulados.

El artículo 3: define y aclara conceptos como:

El archivo que tiene que ver con el manejo de información, la gestión administración de los documentos realizados y entregados a cada identidad, sea pública o privada manteniendo siempre el nivel de la autoridad.

Dentro de los conceptos se desprenden otros como el archivo público que está a cargo de recoger la documentación de las identidades oficiales y aquellos documentos que derivan del servicio público por entidades privadas.

 También tenemos el archivo privado de interés público que tiene que ver con aquellas cosa informan públicamente para la sociedad, ya que están ligadas a la cultura de la historia civil.

Documento de archivo: registra la información producida o reactividad por una identidad pública o privada, se informa acerca de sus actividades y funciones.

Funciones archivística: la realiza  la elaboración del documento su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: es el manejo y el orden de la documentación producida y recibida para así facilitar su uso y mantenimiento.

Patrimonio documental: conserva  el documento por su nivel histórico cultural.

Soporte documental: donde se administra la información- puede ser en videos, fotos etc.

Tabla de retención documental: tiempo en que se conservan o se descartan los documentos.

Documento original: buscar todos los antecedentes del documento para poder dar cuenta de su originalidad.

En el articulo 4 encontramos los principios generales del funcionamiento de los archivos donde es esencial que la documentación este completamente ordenada para así facilitar su información y este ligeramente para servirle al ciudadano facilitando así la efectividad del mismo, el control, la participación y las decisiones que afectan al ciudadano según los términos de la ley.

Esta documentación es de plena importancia porque en tal se mejoran cosas relacionados y completamente ligadas al matrimonio cultural y la identidad nacional igualmente es de importancia y a su vez son fundamentales como herramientas de gestión, economía y política. Por tal motivo es vital tener buen manejo de tal documento.

Existe una coordinación y dirección de esta función archivista, como su palabra lo dice; coordina y orienta la acción archivista para así proteger la gestión que realice el estado y toda nuestra riqueza cultual. Pero esto quita que el ciudadano no tenga acceso y derecho a ello, claro está, bajo la sesión establecida por la ley.

Artículo 7: Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: archivo general de la nación, del departamento, de municipio y el archivo general del distrito.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Artículo 8: archivo territoriales:

a.    De entidades de orden nacional

b.    Departamental

c.    Distrital

d.    Metropolitano

e.    Municipal

f.     Local

g.    Los archivos de las nuevas entidades territoriales que se crean por ley.

h.    Archivos territoriales indígenas que se quedan cuando la ley los desarrolle.

Artículo 9: los archivos según la organización del estado

a.    Archivo de rama ejecutiva

b.    De rama legislativa

c.    Judicial

d.    Archivo de los organismos de control

e.    Autónomos.

Artículo 10: obligatoriedad de la creación de los archivos: la creación de los archivos 8 y 9 de la presente ley así como los archivos de organismo de control y de organismo autónomos serán de carácter obligatorio.

Artículo 11: obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El estado está obligado a la creación, organización, prevención y control de cada archivo.

Artículo 12: la administración pública será la responsable de la gestión de documentos y la administración de los mismos.

Artículo 13: instalación para los archivos: la administración pública será la que garantice los espacios y las instalación para el correcto funcionamiento de los archivos.

Artículo 14: propiedad manejo y aprovechamiento de los recursos informativos, son producto y propiedad el estado  por tal motivo tiene el beneficio de los recursos informativos.

Artículo 15: responsabilidad especial y obligaciones de los servicios públicos los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares entregan los documentos y archivos a su cargo, debidamente inventariados, conforme a las normas y el archivo general.

Artículo 16: obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas, estas están en la obligación de velar por la integridad, autenticidad etc.

Articulo17: responsabilidad general de los funcionarios del archivo. A estos actuaran siempre guiados por los valores  de una sociedad democrática que la confía la misión de conservar y poner al servicio de la comunidad al documentación de la administración del estado y aquella que conforme parte del patrimonio documental de la nación.

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