Leidy Johanna Cruz Bermudez ( ensayo )

las resoluciones y leyes que rigen los archivos

El manejo de archivos y en concreto el manejo de H.C esta regida bajo unas resoluciones y una ley principalmente pero (que nos dicen estos documentos)(de que trata y de que consta estos mandatos). Pues respuestas a preguntas como las anteriores las tendremos a continuación empezando por:

 la resolución 1995-1999 Por la cual se establecen normas para el manejo de la historia clínica nos muestra una pauta general iniciando con las definiciones y disposiciones general en las cuales se establece que la historia clínica es un documento legal, privado obligatorio y de resolución en o la se llevara los datos de un solo pacientes por historia y se consignara toda su evolución desde su ingreso hasta su egreso dejando en claro que solo el paciente y el equipo medico tiene derecho a ver la historia(a nadie mas le incumbe lo que le pasa al paciente)

Así como también se aclara que solo en un proceso legal la historia será conocida por terceros y por tanto tiene una vigencia mas larga o en otros casos ya sean científicos, culturales o históricos ,esta se guarda permanentemente por que es posible que alguna de estas historias sirvan para un proyecto investigativo de alguna patología que no sea común.

Su aplicación es obligatoria para todos y en todos los servicios de salud según el protocolo, el diligenciamiento de la historia clínica lleva unas normas y pautas entre las que nos obligan a no hacer tachones o enmendaduras ni dejar espacios en blancos y utilizar esferos de colores así como también esta tendrá que llevar sello, firma y feche de cada persona que realice un procedimiento.

La historia clínica del paciente tiene que tener unos componentes específicos y mas a un cuando se hará apertura de una nueva historia por que  en esta  se debe de consignar todos los datos personales y familiares del paciente previamente se le anexaran las hojas según sea la necesidad del paciente, pero para esto las hojas deben de estar numeradas, ordenadamente y con todos los requisitos posteriores.

Continuando con el tema también se tiene q tener en cuenta la organización y manejo del archivo H.C  ya que este es un documento privado en donde no se debe de estar pasando de mano en mano de todo el mundo. Solo puede ser accedido por las personas delegadas por la ley a este manejo y el propio usuario que es el que le concierne saber que le pasa, en caso que la persona fallezca  la historia será guarda por mínimo dos años pero en cualquiera que sea la situación la historia debe de estar guarda y archivada en un sitio de acceso limitado a personal o terceros en optimas condiciones y acomodados por números y en gabinetes para evitar un desorden en estos documentos.

Para evitar un desorden están las personas del comité de historias clínicas quienes velaran por que todo este en óptimas condiciones y evitar errores en historias, vigilando el cumplimiento de las normas y su debido funcionamiento en el momento en que este comité no cumpla con su labor será sancionado.

tomemos ahora la Ley 594-2000

En la que se establece los parámetros y normatividad para el manejo de los archivos es decir, en esta se encuentra la base. Para la identificación de cada archivo y su manejo directo tomando en cuenta las definiciones de archivo, archivo publico, archivo privado de interés publico. Archivo total documento de archivo, función archivista, gestión documental, patrimonio documental, soporte documental, tabla de retención documental, documento original para tener un mejor concepto y mejor manejo ante los archivos clasificando según la categoría en la que esta la importancia, y su manejo directo. Se divide principalmente en tipos de archivos que son archivos general de la nación, del departamento, municipio y del distrito. Que a su vez tiene unas divisiones más pequeñas todo esto pasa por un proceso de administración de archivos en la que se resalta que un archivo debe de estar organizado y con un ciclo de perduración, y debe de estar en espacios, instalaciones apropiadas para ser guardados. La gestión de documentos que consiste en personal para manejar la información del archivo ellos se encargan de manipular el archivo y el acceso y consulta de los documentos y procuras que el peso de la ley recarga con el que consulte estos documentos sin autorización.

Para tramitar la salida de documento solo se realizara por motivos legales, procesos técnicos y exposiciones culturales de lo contrario no saldrán bajo ningún motivo. Cuando un archivo sale se realiza control y vigilancia para que no haya pérdida de ellos, se sanciona a quienes no realicen bien el proceso, la conservación de documentos. Se realiza con el fin de conservar. La calidad y reproducción de documento y en donde se notifica que en ningún caso  los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos a un, así si fue reproducido por cualquier medio.

Se le acreditaran a las personas que donan archivos al gobierno nacional esto es dado por los estímulos a la salva guarda difusión o incremento del patrimonio documental de la nación, y con las dispocisiones finales. Se le ortiga total apoyo de parte del gobierno. Con todo tipo de archivo. Como se menciona en un principio esta ley es la base para el manejo y clasificación del archivo.

continuando con el relato tenemos la Resolución 1043-2006

Redacta con el fin de establecer los parámetros que deben tener en cuenta las entidades prestadoras de salud desde sus procesos de calificación y de mejoramiento de la atención. Teniendo en cuenta para este proceso unas condiciones básicas para la entrada y permanencia en el sistema único de habilitaciones que por consiguientes deben de ser cumplidas según su debido proceso empezando por la capacidad tecnológica y científica  con la cual se determina si los recursos en general son los apropiados y se tienen para el proceso de prestación de salud abarcando desde personal asta infraestructura y equipo tanto científico como tecnológico.

Pero esto no seria posible si no se cuenta con la suficiencia, patrimonial y financiera ya que sus condiciones comprometen directamente el estado de actividad y permanencia de la entidad es decir que toma como base el estado financiero para poder laborar; no se puede prestar un servicio o tratar de brindarlo si no se manejan los recursos para garantizar la mejora de los equipos tanto técnicos como administrativos la capacidad técnico administrativa puede ser funcional siempre y cuando estos equipos sean vigentes en su periodo de uso, con esto se quiere decir que para prestar un ultimo servicio se debe de manejar equipos sofisticado así como también un personal calificado para aparejarlo por que ¿ como vamos a pretender que un equipo de mas de 50 años funcionen en optimas condiciones? Seria lógico manejar esto sabiendo que hay tanta tecnología desarrollada pero esto va de la mano con el estado financiero por que como se dice “sin plata no hay tecnología.”

Continuando con esto se tiene  que cumplir unas mínimas condiciones tecnológicas y científicas para la habilitación de prestadores de servicios de salud, dividido en tres principios que son la fiabilidad, la esencialidad y la sencillez también se tiene en cuenta puntos como la habilitación de IPS con convenio docente asistencial es decir los diferente convenios que tiene una IPS, clínica etc.

Con instituciones que enseñan y preparan personal en el campo de la salud con el fin que se puedan realizar practicas en estos sitios con supervisión de un docente, fuera de esto se debe de cumplir unos estándares de habilitación que son las normas básicas para poder tener habilitado un servicio, estas normas son simples y las deben de aplicar todas las instituciones que brinda servicio de salud si se cumple con esta instancia se para a realizar formularios de inscripciones en el registro especial de prestadores de servicios esto será lo que certifique que el sitio si esta habilitado y con las adecuaciones y permisos necesarios para funcionar, si se cumple con esto se da la a adopción de distintivos para servicios habilitados, estos se establecen con el fin de garantizar que el servicio se presta exclusivamente en los servicios inscritos y para dar una identidad a la institución ¡¡ por que lógicamente no vamos a ir a una institución N.N que no cumpla con los requisitos básicos para prestarnos un servicio!!

Se presentaran situaciones en las que se harán reportes de novedades ya sea por  la  apertura o sierre de una sede, un servicio o un cambio de domicilio o razón social pero al igual que todo lo anterior debe de ser tramitado por formulario de reporte para dejar una constancia escrita de cada situación por otra parte la verificación de cumplimiento de las condiciones para la habilitación se realizaran con el fin de comprobar que si se este cumpliendo con toda la norma actividad y las condiciones mínimas requerías para prestar un servicio, estas visitas se avisan mínimo un día de anticipación y durante esta visita se determina los requisito y al final de esta se presenta las novedades de cierre o apertura de servicio para realizar esta verificación se debe de realizar un informe al ministerio de plan de visitas estas se realizaran anualmente y se realizara la verificación del 25% de las condiciones y al cuarto año cunado se cumple el 100% de verificación se hará el proceso acumulativo este se presenta por una circular durante los primero 5 días del mes siguiente a la visita.

Por ultimo se realiza la inscripción nuevamente en caso de que haya un sierre y que nuevamente pase el proceso de verificación. En conclusión nos establece claramente las normas generales que dictan la resolución y la ley para un proceso normativo de la historia clínica y los archivos en general. 

en conclusión tomamos toda la anterior información con el fin de encontrar un orden lógico y correcto del manejo de un archivo y de todas las reglas estipuladas para realizar esta labor.

o al menos eso opino yo...

leidy cruz