Alba Rocio Zea Barrera

ADMISION DE USUARIOS
RESUMEN DE LAS LECTURAS:
RESOLUCION 1995 DE 1999
LEY 594 DE 2000
RESOLUCION 1043




ALBA ROCIO ZEA BARRERA


PROFESOR: JUAN CARLOS CRUZ



CRUZ ROJA COLOMBIANA
SECCIONAL VALLE DEL CAUCA
INSTITUTO DE EDUCACION
PROGRAMA AUXILIAR DE ENFERMEERIA
SEMESTRE 1
SANTIAGO DE CALI
2011



RESOLUCION NÚMERO 1995 DE 1999
RESUMEN
La Historia Clínica es un documento de vital importancia para la prestación de los servicios de atención en salud y para el desarrollo científico y cultural del sector.
Artículo 35 de la ley 23 de 1981, corresponde al Ministerio De Salud implantar modelos relacionados con el diligenciamiento de la historia clínica en el Sistema Nacional de Salud.
Es necesario expedir normas correspondientes al diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confiablidad de las historias clínicas.

DEFINICION Y DISPOSICIONES GENERALES
La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.

AMBITO DE LA APLICACIÓN
En las entidades de salud es obligatorio el cumplimiento del uso de la historia.

CARACTERISTICAS DE LA HISTORIA CLÍNICA
• Integralidad - Información científica y técnica administrativa relativa a la atención de salud.
• Secuencialidad - Deben los registros tener la secuencia cronológica de la atención.
• Racionalidad Científica - La historia debe evidenciar en forma lógica, clara y completa el procedimiento realizado para determinar el diagnóstico y plan de manejo.
• Disponibilidad - Posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento en que se necesite, con las limitaciones que impone la Ley.
• Oportunidad - El registro debe ser simultaneo o inmediatamente después a la ocurrencia de la prestación del servicio.

OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO
El personal de salud que interviene con el paciente, tiene obligación de registrar todos los procedimientos que se realizan al paciente.
DILIGENCIAMIENTO
GENERALIDADES
La historia clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor de la misma.

APERTURA E IDENTIFICACION DE LA HISTORIA CLINICA
Cuando se atiende por primera vez a un paciente es necesario realizar el proceso de apertura de la historia clínica, que consiste en identificar al paciente y al documento. El número de la historia clínica es el mismo número de identificación del paciente.

COMPONENTES DE LA HISTORIA CLÍNICA:
• Identificación del Usuario - Datos completos del paciente, dirección y teléfono, responsable legal y asegurador.
• Registros específicos - Aquí se consignan datos e informes de la atención prestada.
• Anexos - Son documentos que sirven como sustento legal, técnico, científico de las acciones realizadas con el usuario, tales como el consentimiento informado, autorización para necropsia u otros que se consideren pertinentes.


CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA
La institución o prestador del servicio de salud, está obligada a custodiar la historia clínica en forma organizada y tenerla disponible en el momento en que se necesite. La entrega de copias al paciente cuando lo solicite se realiza única y exclusivamente para fines procedentes de acuerdo con la Ley.

ACCESIBILIDAD A LA HISTORIA
Pueden tener acceso a la historia clínica: (Resolución 1995 art. 14)
• El Usuario
• El equipo de salud (Profesional, técnica y auxiliar del área de la salud que asistan al usuario, los auditores médicos de aseguradoras y prestadores responsables de la calidad del servicio de salud brindado)
• Las autoridades judiciales y de salud en los casos previsto por la Ley
• Las demás personas determinadas por la Ley
Las autoridades competentes para conocer la historia clínica son: La Superintendencia Nacional de Salud, Los jueces de la república, El Tribunal de Ética Médica, La Fiscalía General de la nación y la Procuraduría General de la Nación9.

CONSERVACION
Todos los prestadores de servicios de salud deben tener un archivo único de historias clínicas denominado el archivo de gestión, donde permanecerán por un tiempo no inferior a 5 (cinco) años después de la última atención; pasado este tiempo pueden llevarse a un archivo denominado central, en el cual se conservan por otros 15 años adicionales. Después de este tiempo los documentos podrán eliminarse una vez se haya diligenciado un acta de destrucción.

COMITÉ DE HISTORIAS CLÍNICAS
Personas que al interior de la institución, se encargan de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clínica. Sus reuniones tendrán actas con copia a la dirección de la institución.
Este comité está reglamentado también en la resolución 1995 art. 19.





LEY 594 DE 2002
PORMEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA

Se establecen reglas y principios generales que regulan la función archivista del estado.
El archivo es un conjunto de documentos con fecha y soporte material en un proceso acumulativo por una persona o entidad pública o privada, conservando y respetando el orden para utilizar como testimonio e información.
Existen varios tipos de archivos, los cuales contienen sus informaciones en papel, audiovisuales, fotográficas, fílmicas, informativas, orales y sonoras.
Los documentos originales son fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. El objetivo del archivo es disponer la documentación organizada, de tal forma que su información sea accesible al ciudadano y como fuente de historia.
Los archivos son importantes para la administración y cultura, estos documentos son indispensables para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Los servidores públicos están a cargo de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
El Archivo General de la Nación es la entidad encargada de orientar y coordinar la función archivista y salvaguardar el patrimonio documental como riqueza cultural de la Nación, su protección es obligación del Estado.


SITEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
El Sistema Nacional de Archivos desarrollará bajo principios una unidad normativa, descentralizada, administrativa y operativa, coordinación y subsidiaridad. También buscara esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivista y propiciara la cooperación e integración de los archivos. Se realizaran procesos de planeación en desarrollar acciones de asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento y coordinación.

CATEGORIZACION DE LOS ARCIVOS PUBLICOS

Los archivos desde la jurisdicción competencia se clasifican en:
 Archivo General de la Nación
 Archivo General del Departamento
 Archivo General del Municipio
 Archivo General del Distrito

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

La conformación de archivos es obligatoria, el Estado crea y organiza la preservación y control de los Archivos. La Administración Publica es la responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos, garantizando espacios e instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de los archivos

Los documentos reproducidos por otros medios tendrán validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los procesos que garantizan su autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Los documentos originales tienen valor histórico y no pueden ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos por otro medio.


GESTION DE DOCUMENTO

Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, con el uso de nuevas tecnologías y soportes, para mejorar la producción y recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Todas personas tienen derecho a consultar los documentos de archivo público, acepto cuando son de carácter reservado, las autoridades responsables garantizan el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas.
El artículo 13 de la ley 57 de 1985, la reserva legal de los documentos cesará a los 30 años de su expedición, podrá ser consultado por cualquier ciudadano. Cuando los documentos históricos están deteriorados físicamente, tal que impida su acceso directo, la institución suministrara la información en otro medio certificando su autenticidad.

SALIDA DE DOCUMENTOS
Documentos Administrativos, solo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida de documentos de archivo. Los documentos históricos se autorizan de manera excepcional temporal, garantizando la integridad, la seguridad y conservación integra de los mismos. Dichas autorizaciones se realizan en los siguientes términos:
 Motivos legales
 Procesos técnicos
 Exposiciones culturales
El Archivo General de la Nación es el que autoriza la salida temporal de un documento de archivo, fuera del territorio nacional.


CONTROL Y VIGILANCIA
El Archivo General de la Nación puede adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias, en caso aplicar algunos correctivos si hay alguna irregularidad. Además ejercerá el control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural.
Las faltas como patrimonio documental serán tenidas como gravísimas, faltas como destrucción o daño patrimonio documental o por su explotación ilegal, es necesario instaurar una denuncia, cuando se exporten o sustraiga ilegalmente documentos de archivo histórico públicos, estos serán decomisados y puestos en orden del Ministerio de Cultura. El Estado realizara las órdenes de repatriar los documentos y archivos que fueron extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
El Archivo General de la Nación podrá recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
Adquisición y expropiación, los archivos privados de carácter históricos declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la nación por medio de una venta.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS
La conservación de los documentos sean originales o copias se deben garantizar la calidad de los soportes en cuanto a la durabilidad la calidad para la conservación y la preservación de dichos documentos.







MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
RESOLUCIÓN NÚMERO 1043 DE 2006
( del 3 de abril de 2006 )

Se establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar sus servicios con una auditoria para el mejoramiento de la calidad de atención.
EL MINISTRO DE LA PROTECCION SOCIAL
Con sus atribuciones legales, especialmente las conferidas en el numeral 3 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 2º del Decreto 205 de 2003, artículo 56 de la Ley 715 de 2001 y los Títulos III y IV del Decreto 1011 de 2006.
RESUELVE
CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD PARA HABILITAR SUS SERVICIOS:

Todos aquellos establecimientos que presten servicios de salud, deberán cumplir, para su entrada y permanencia en el Sistema Único de Habilitación, con lo siguiente:
a) De capacidad tecnológica y científica:
Los estándares básicos de estructura y de procesos que deben cumplir los prestadores de servicios de salud por cada uno de los servicios que prestan y que se considera suficientes y necesarios para reducir los principales riesgos que amenazan la vida o la salud de los usuarios. Comprenden: Recurso Humano, Infraestructura - Instalaciones Físicas-Mantenimiento; Dotación mantenimiento; Medicamentos y Dispositivos médicos para uso humano y su Gestión; Procesos Prioritarios Asistenciales; Historia Clínica y Registros Asistenciales; Interdependencia de Servicios; Referencia de Pacientes y Seguimiento a Riesgos en la prestación de servicios de salud.
Los profesionales independientes solamente estarán obligados al cumplimiento de las condiciones de capacidad tecnológica y científica en lo que les sea aplicable.
b) Suficiencia Patrimonial y Financiera:
Es el cumplimiento de las condiciones que posibilitan la estabilidad financiera de las instituciones prestadoras de servicios de salud en el mediano plazo, su competitividad dentro del área de influencia, liquidez y cumplimiento de sus obligaciones en el corto plazo.
La institución que preste servicios de salud, que no cuente con personería jurídica y dependa directamente de una entidad territorial o sea de propiedad de una entidad promotora de salud, administradora del régimen subsidiado, entidad adaptada, caja de compensación familiar, empresa de medicina prepagada o de otra entidad, sea ese o no su objeto social, demostrará la suficiencia patrimonial y financiera con los estados financieros de la entidad a la cual pertenece.
c) De capacidad técnico-administrativa:
Son condiciones de capacidad técnico administrativa para una Institución Prestadora de Servicios de Salud, las siguientes:
1. El cumplimiento de los requisitos legales exigidos por las normas vigentes con respecto a su existencia.
2. El cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros que permitan demostrar que la Institución Prestadora de Servicios de Salud, cuenta con un sistema contable para generar estados financieros según las normas contables vigentes.
La institución prestadora de servicios de salud que no cuente con personería jurídica y dependa directamente de una entidad territorial o sea propiedad de una entidad promotora de salud, administradora del régimen subsidiado, debe demostración de la existencia y representación legal de la institución prestadora de servicios de salud, se hará con el certificado de existencia y representación legal o acto administrativo de creación de la entidad a la cual pertenece, expedido por la autoridad competente.
Las instituciones prestadoras de servicios de salud que se hallen en procesos de reestructuración de pasivos o en procesos concordatarios, en los términos establecidos en la Ley 550 de 1999, o en el Código de Comercio, demostrarán las condiciones de suficiencia patrimonial y financiera, una vez culmine el proceso de reestructuración o concordatario.


ESTÁNDARES DE LAS CONDICIONES TECNOLÓGICAS Y CIENTÍFICAS PARA LA HABILITACIÓN DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD.
Las condiciones de capacidad tecnológica y científica están basadas por los siguientes principios:
a. Fiabilidad: La aplicación y verificación de cada estándar es explícita, clara y permite una evaluación objetiva y homogénea.

b. Esencialidad: Las condiciones de capacidad tecnológica y científica, son indispensables, suficientes y necesarias para reducir los principales riesgos que amenazan la vida o la salud de los usuarios.
c. Sencillez: La formulación de los estándares de las condiciones de capacidad tecnológica y científica, así como los procesos para su verificación, son fáciles de entender, permiten la autoevaluación de los prestadores de servicios de salud y los definidos como tales y su verificación por las autoridades competentes y en general por cualquier persona que esté interesada en conocerlos.

HABILITACIÓN DE IPS CON CONVENIO DOCENTE ASISTENCIALES.
Las instituciones prestadoras de servicios de salud – IPS - que suscriban convenios docente asistenciales, para habilitarse deberán cumplir lo definido en el Acuerdo 0003 de 2003 del Consejo Nacional para el Desarrollo de los Recursos Humanos o las normas que lo adicione, modifique o sustituya.

ESTANDARES DE HABILITACIÓN
Se adoptan como estándares de habilitación el “Manual Único de Estándares y Verificación” que se anexan a la presente resolución como Anexo Técnico No.1 y como guía de procedimientos de habilitación el “Manual Único de Procedimientos de Habilitación” que se anexa a la presente Resolución como Anexo Técnico No.2º.

FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD.
El Ministerio de la Protección Social definirá mediante circular el formulario de Inscripción para los prestadores que inicien la prestación de servicio de salud a la entrada en vigencia de la presente Resolución.
A través de la inscripción de dicho formulario, en el registro especial de prestadores de servicio de salud ante las entidades departamentales y distritales de salud, se declarará el cumplimiento de las condiciones de habilitación y del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad en la atención exigidos en anexo técnico No. 2 que hacen parte integral de la presente Resolución.
Un mismo servicio no puede tener doble habilitación y solo podrá ser habilitado por el prestador responsable del mismo.
PARÁGRAFO 1.- Cuando un servicio no esté especificado en los formularios de registro, se aplicarán estándares de carácter genérico en la modalidad de servicio en que se clasifica.
PARÁGRAFO 2.- Son procedimientos gratuitos los siguientes: Inscripción en el Registro Especial de Prestadores, reporte de novedades, visita de verificación. Por ningún motivo las entidades departamentales o distritales de Salud, podrán cobrarlo a los prestadores de servicios de salud.

ADOPCIÓN DE DISTINTIVOS PARA SERVICIOS HABILITADOS: para verificar que las atenciones en salud se realiza exclusivamente en servicios inscritos en el Registro Especial de Prestadores de Servicios y a través de este mecanismo fortalecer la capacidad de control de las entidades territoriales sobre el estado de habilitación de los servicios ofrecidos por las instituciones prestadoras de servicios de salud de su jurisdicción, el distintivo de habilitación, cuyas características se encuentran contenidas en el Anexo Técnico No. 2 “Manual Único de Procedimientos de Habilitación”, que hace parte integral de la presente resolución.

REPORTE DE NOVEDADES. Se consideran novedades del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud a que hace referencia el artículo 5 de la presente Resolución, las siguientes:
a) Apertura de servicios. b) Apertura de nueva sede. c) Cambio de domicilio. d) Cambio de representante legal. e) Cambio de razón social. f) Cierre de servicios temporal o definitivo. g) Cierre de una sede. h) Cierre o apertura de camas. i) Cierre o apertura de salas. j) Disolución o Liquidación de la entidad o estar adelantando alguno de estos procesos.
PARÁGRAFO 1.- En cualquiera de los anteriores eventos el prestador estará en la obligación de reportarlo a las direcciones de salud competentes en el momento en que este se presente, diligenciando el formulario de reporte de novedades que definirá mediante circular el Ministerio de la Protección Social. Respecto al cierre del mismo, la entidad territorial se hará cargo de la custodia y podrá ser entregado a la misma entidad en caso de reapertura del servicio en un plazo no mayor a un año, posterior a esta fecha o en caso de deterioro podrá ser destruido, dejando constancia escrita de cada situación.

VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PARA LA HABILITACIÓN.
Para verificar las condiciones de habilitación se aplicarán el “Manual Único de Estándares y Verificación” Anexo Técnico No. 1 . No se podrán exigir estándares diferentes a los establecidos en dicho Manual.
Las visitas de verificación de las condiciones de la habilitación, deben ser notificadas como mínimo con un (1) día de antelación a su realización y efectuarse de acuerdo con los lineamientos establecidos. Una vez notificada la fecha de visita de verificación al prestador, éste no podrá presentar novedades de cierre o apertura de servicios, mientras la visita no haya concluido.

PLAN DE VISITAS. Las entidades departamentales y distritales de salud deberán realizar e informar al Ministerio la programación anual de visitas de verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación y del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad en la atención. Garantizando que se realice al menos una visita de verificación, durante los cuatro (4) años de vigencia del registro de habilitación. Los porcentajes anuales de verificación serán acumulativos. una vez efectuadas las visitas de verificación de prestadores de servicios de salud, reportarán al Ministerio de la Protección Social, la información que este defina mediante circular. Esta información deberá ser remitida dentro de los cinco (5) primeros días del mes siguiente de haberse efectuado la visita de verificación.
Si la visita de verificación se genera algún proceso sancionatorio que ocasione el cierre definitivo del prestador de servicios de salud o de un servicio y en consecuencia la revocatoria de la habilitación, la entidad territorial deberá diligenciar la novedad en el formulario de reporte de novedades definido mediante circular por el Ministerio de la Protección Social. Esta información deberá reportarse al Ministerio de la Protección Social de los cinco (5) primeros días hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre.

INSCRIPCIÓN
. Los Prestadores de Servicios de Salud que a la entrada en vigencia el Decreto 1011 de 2006 cuenten con el certificado de habilitación expedido por la entidad territorial correspondiente, previo proceso de verificación, no necesitarán realizar una nueva inscripción y su certificación continuará vigente hasta tanto la entidad territorial realice una nueva visita.
Los Prestadores de Servicios de Salud, que efectuaron la inscripción y no se les practicó la visita de verificación y, por ende no obtuvieron la certificación de habilitación, independiente de la responsabilidad de las funciones de las entidades territoriales, deberán inscribirse nuevamente para su verificación conforme al Decreto 1011 de 2006.
Los Prestadores de Servicios de Salud que inicien funcionamiento a la entrada en vigencia de la presente Resolución deberán realizar la inscripción por primera vez previo proceso. El prestador que no realice la inscripción, no se considera habilitado y no podrá prestar servicios de salud.
Los Prestadores de Servicios de Salud que vayan a prestar nuevos servicios de urgencias, previo al proceso de inscripción, deberán ser verificados por la entidad territorial correspondiente dentro de los 90 días siguientes a la solicitud de la habilitación. Si durante este plazo la entidad territorial no ha realizado la visita para efectos del cumplimiento de las condiciones de verificación, dicho servicio podrá realizar el proceso de inscripción.
VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 9279 de 1993, 1439 de 2002, 486 y 1891 de 2003, 2182 de 2004 y 4750 de 2005 y las demás disposiciones que le sean contrarias.