.RESOLUCIÓN NÚMERO 1995 DE 1999
Se establecen estas normas para el manejo de la Historia Clínica
DEFINICIONES Y DISPOSICIONES GENERALES
DEFINICIONES
a) La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registra cronológicamente las condiciones de salud del paciente.
b) El estado de salud del paciente se anota o se registra en los datos e informes acerca de la condición social, cultural, económica, etc.
c) El equipo de salud son los que integran el grupo médico como los profesionales, técnicos y auxiliares que desarrollan la atención clínico asistencial directa del usuario.
d) La historia clínica para efectos archivísticos es un expediente conformado por un conjunto de documentos en los que se efectúa el registro obligatorio del estado de salud del paciente.
e) Archivo de gestión es donde se depositan las historias clínicas de los usuarios activos y de los que no han utilizado el servicio durante los cinco años siguientes a la última atención.
f) Archivo central es donde reposa n las historias clínicas de los usuarios que no volvieron a utilizar el servicio de atención de salud del prestador, transcurridos 5 años desde la ultima atención.
g) Archivo histórico es donde se transfieren las historias clínicas que por su valor histórico o cultural deben ser conservadas permanentemente.
AMBITO DE APLICACIÓN: La resolución será de obligatorio cumplimiento para todos los prestadores de servicios de salud y demás personas naturales o jurídicas que se vinculen con la atención en salud.
CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA CLÍNICA
INTEGRALIDAD: La historia clínica debe reunir la información técnica y administrativa relativa a la atención en salud en las fases de fomento, promoción de la salud, prevención especifica, diagnostico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad.
SECUENCIALIDAD: Los registros de los servicios en salud deben consignarse en la secuencia cronológica en que ocurrió la atención.
RACIONALIDAD CIENTÍFICA: Es la aplicación de opiniones científicas en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un usuario, de manera que se debe realizar de forma lógica.
DISPONIBILIDAD: Es la facultad de manejar la historia clínica en el momento que se necesite, con las limitaciones que impone la ley.
OPORTUNIDAD: Es la solicitud de los registros de atención de la historia clínica después de que ocurre la prestación del servicio.
OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO
Los profesionales, técnicos, auxiliares en el área de la salud que intervienen directamente a un usuario tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos y decisiones y resultados de las acciones en salud.
DILIGENCIAMIENTO
GENERALIDADES: La historia clínica debe aplicarse de manera clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas.las anotaciones deben llevar la fecha, hora en que se realiza, el nombre completo y firma.
APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA: Todo prestador de servicios de salud atiende por primera vez a un usuario debe realizar el proceso de apertura de historia clínica.
NUMERACIÓN CONSECUTIVA DE LA HISTORIA CLÍNICA: Los folios que componen la historia clínica deben numerarse en forma consecutiva por tipos de registro, por el responsable del diligenciamiento.
COMPONENTES: Los componentes de la historia clínica, la identificación del usuario, los registros específicos y los anexos.
IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO: Datos personales de identificación del usuario completos, nombre del acompañante, parentesco de la persona responsable del usuario.
REGISTROS ESPECÍFICOS: Es el documento en el que se consignan los datos e informes de un tipo determinado de atención.
ANEXOS: Son documentos que sirven como sustento legal, técnico, científico y/o administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atención.
ORGANIZACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO: Deben tener un archivo único de historias clínicas en las etapas de archivo de gestión, central e histórico.
CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA: La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de la salud que el género en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo.
ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA
• El usuario.
• El equipo de salud.
• Las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la ley.
• Las demás personas determinadas en la ley.
RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN: La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención.
SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS: Se debe archivar la historia clínica en un área restringida, con acceso limitado al personal de salud autorizado
CONDICIONES FICISCAS DE CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA: Los archivos de historias clínicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales, etc.
DE LOS MEDIOS TÉCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA: Los prestadores de servicios de salud pueden utilizar medios físicos o técnicos como computadores etc.
COMOTÉ DE HISTORIAS CLÍNICAS
DEFINICIÓN: Es el conjunto de personas que al interior de una institución prestadora de servicios de salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clínica.
FUNCIONES DEL COMITÉ DE HISTORIA CLÍNICAS
A) Promover en la institución la adopción de las normas nacionales y velar para que se cumplan.
B) Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los registros clínicos del prestador.
SANCIONES: Los prestadores de servicios de salud que incumplan lo establecido en la presente resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
VIGENCIA: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y anula las posiciones que le sean contrarias.
RESOLUCIÓN NÚMERO 1043 DE 2006
Del 3 de abril de 2006
Por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores de Servicios de salud
EL MINISTRO DE LA PROTECCION SOCIAL
En ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas en el numeral 3 del
Artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 2º del Decreto 205 de 2003, artículo 56 de la Ley
715 de 2001 y los Títulos III y IV del Decreto 1011 de 2006
ARTÍCULO 1º.- CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PRESTADORES DE
SERVICIOS DE SALUD PARA HABILITAR SUS SERVICIOS deberán cumplir, para su entrada y permanencia en el Sistema Único de
Habilitación, con lo siguiente:
De capacidad tecnológica y científica:
Son los estándares básicos de estructura y de procesos que deben cumplir los prestadores
De servicios de salud por cada uno de los servicios que prestan y que se consideran
suficientes y necesarios para reducir los principales riesgos que amenazan la vida o la salud
de los usuarios
Suficiencia Patrimonial y Financiera:
Es el cumplimiento de las condiciones que posibilitan la estabilidad financiera de las
Instituciones prestadoras de servicios de saluden el mediano plazo, su competitividad dentro
Del área de influencia, liquidez y cumplimiento de sus obligaciones en el corto plazo. Estas Son:
1. . Que el patrimonio total se encuentre por encima del cincuenta por ciento (50%) del
capital social, capital fiscal o aportes sociales, según corresponda de acuerdo a la
naturaleza jurídica de la institución prestadora de servicios de salud
2. Que en caso de incumplimiento de obligaciones mercantiles de más de 360 días, su valor
acumulado no supere el 50% del pasivo corriente. Entiéndase por obligaciones
mercantiles: aquellas acreencias incumplidas a favor de terceros, originadas como
resultado de aquellos hechos económicos propios del objeto de la institución
3. Que en caso de incumplimiento de obligaciones laborales de más de 360 días, su valor
acumulado no supere el 50% del pasivo corriente
4. Que para la inscripción en el registro de prestadores de servicios de salud, se tomarán
como base los estados financieros de la vigencia fiscal del año inmediatamente anterior
al registro. Sin embargo, se podrán tomar como base estados financieros de períodos
menores al año, cuando se realicen operaciones financieras dirigidas al cumplimiento de
condiciones de suficiencia patrimonial y financiera.
La institución que preste servicios de salud, que no cuente con personería jurídica y
dependa directamente de una entidad territorial o sea de propiedad de una entidad
promotora de salud, administradora del régimen subsidiado, entidad adaptada, caja de
compensación familiar
De capacidad técnico-administrativa:
Son condiciones de capacidad técnico administrativa para una Institución Prestadora de Servicios de Salud, las siguientes:
1. El cumplimiento de los requisitos legales exigidos por las normas vigentes con respecto a
su existencia y representación legal, de acuerdo con su naturaleza jurídica.
2. El cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros que permitan demostrar
que la Institución Prestadora de Servicios de Salud, cuenta con un sistema contable para
generar estados financieros según las normas contables vigentes.
ARTÍCULO 2º .- ESTÁNDARES DE LAS CONDICIONES TECNOLÓGICAS Y
CIENTÍFICAS PARA LA HABILITACIÓN DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD
La capacidad tecnológica y científica está orientada por los siguientes principios:
a. Fiabilidad: La aplicación y verificación de cada estándar es explícita, clara y permite una evaluación objetiva y homogénea.
b. Esencialidad: Las condiciones de capacidad tecnológica y científica, son indispensables, suficientes y necesarias para reducir los principales riesgos que amenazan la vida o la salud de los usuarios
c. Sencillez: La formulación de los estándares de las condiciones de capacidad tecnológica y científica, así como los procesos para su verificación, son fáciles de entender
ARTÍCULO 3º HABILITACIÓN DE IPS CON CONVENIO DOCENTE ASISTENCIALES
Las instituciones prestadoras de servicios de salud – IPS - que suscriban convenios docente asistenciales, para habilitarse deberán cumplir lo definido en el Acuerdo 0003 de 2003 del Consejo Nacional
ARTÍCULO 4º ESTANDARES DE HABILITACIÓN
Se adoptan como estándares de habilitación el “Manual Único de Estándares y Verificación” que se anexan a la presente resolución como Anexo Técnico No.1 y como guía de procedimientos de habilitación el Manual Único de Procedimientos de Habilitación que se anexa a la presente Resolución como Anexo Técnico No.2º
ARTÍCULO 5º. -FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD.
para efectos de su inscripción. A través de dicho formulario, se declarará el cumplimiento de las condiciones de habilitación y del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad en la atención exigidos en anexo técnico No. 2 que hacen parte integral de la presente Resolución.
Un mismo servicio no puede tener doble habilitación y solo podrá ser habilitado por el prestador responsable del mismo
ARTÍCULO 6º.- ADOPCIÓN DE DISTINTIVOS PARA SERVICIOS HABILITADOS:
Con el propósito de fortalecer el control ciudadano para verificar que las atenciones en salud se presten exclusivamente en servicios inscritos en el Registro Especial de Prestadores de
Servicio
ARTÍCULO 7º.- REPORTE DE NOVEDADES.
Se consideran novedades del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud a que hace referencia el artículo 5 de la presente Resolución, las siguientes
a) Apertura de servicios.
b) Apertura de nueva sede.
c) Cambio de domicilio.
d) Cambio de representante legal.
e) Cambio de razón social.
f) Cierre de servicios temporal o definitivo.
g) Cierre de una sede.
h) Cierre o apertura de camas.
i) Cierre o apertura de salas.
j) Disolución o Liquidación de la entidad o estar adelantando alguno de estos procesos
ARTÍCULO 8º.- VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PARA LA HABILITACIÓN.
Con el fin de verificar las condiciones de habilitación de los prestadores de servicios de salud, las entidades departamentales y distritales de salud, aplicarán el Manual Único de Estándares y Verificación Anexo Técnico No. 1
ARTÍCULO 9°.- PLAN DE VISITAS
Las entidades departamentales y distritales de salud deberán realizar e informar al Ministerio la programación anual de visitas de verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación y del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad en la atención
ARTÍCULO 10º.- INSCRIPCIÓN. Los Prestadores de Servicios de Salud que a la entrada en vigencia el Decreto 1011 de 2006 cuenten con el certificado de habilitación expedido por la entidad territorial correspondiente, previo proceso de verificación, no necesitarán realizar una nueva inscripción y su certificación continuará vigente hasta tanto la entidad territorial realice una nueva visita de verificación conforme a los estándares establecidos en la presente Resolución.las condiciones de habilitación en los términos de la normatividad vigente para la época y se adoptará el procedimiento indicado en el inciso anterior. Los prestadores que no obtengan la certificación, deberán inscribirse nuevamente para su verificación, de acuerdo al Decreto 1011 de 2006.
ARTÍCULO 11º.- VIGENCIA Y DEROGATORIA
. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 9279 de 1993, 1439 de 2002, 486 y
1891 de 2003, 2182 de 2004 y 4750 de 2005 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
